Một chứng chỉ tốt nghiệp mất hàng giờ để soạn - không phải vì nội dung phức tạp, mà vì nhân viên phải mở năm phần mềm khác nhau để lấy đủ dữ liệu, rồi gõ lại thủ công vào Word. Nhân với hàng trăm sinh viên mỗi kỳ, con số thiệt hại không còn là chuyện nhỏ.

Trong 48 giờ, gần 2.000 người đang giải đúng bài toán này

Vòng chung kết Vietnam AI Innovation Challenge 2026 (VAIC) diễn ra 17-19/7 tại tòa nhà FPT, Hà Nội, quy tụ hơn 300 đội thi - có cả thí sinh quốc tế - dựng prototype AI cho tài chính, y tế, giáo dục, nông nghiệp, logistics, dịch vụ công và vận hành doanh nghiệp, với mentor từ Google Research, Stanford, NVIDIA và Meta.

Đây là điều một cuộc thi làm tốt nhất: chứng minh một ý tưởng khả thi trong thời gian ngắn. Nhưng một prototype 48 giờ và một hệ thống chạy thật mỗi ngày suốt hơn một năm là hai bài toán khác nhau.

Bài toán thật: khi "vận hành ổn" nghĩa là 5 phần mềm rời rạc

Một trường cao đẳng nghề tại Việt Nam từng vận hành công việc hàng ngày trên năm nền tảng khác nhau - một cho điểm danh, một cho điểm số, một cho thời khóa biểu, Excel cho hồ sơ sinh viên, Word cho chứng chỉ và bảng điểm.

Không phần mềm nào liên thông. Nhân viên nhập cùng một dữ liệu nhiều lần, sai sót xảy ra thường xuyên, và trường trả hơn 300 triệu đồng mỗi năm tiền thuê bao cho những công cụ không nói chuyện được với nhau. Không giải pháp nào trên thị trường hiểu đúng cấu trúc đào tạo nghề Việt Nam - phân cấp khoa/ngành/môn học, tách lý thuyết và thực hành, hay tạo văn bản tiếng Việt đúng dấu thanh.

SIBA đã xây gì

Hai tuần đầu, chúng tôi làm việc trực tiếp với đội hành chính, giáo viên và trưởng khoa - lập bản đồ từng quy trình trước khi viết một dòng code. Kết quả là Hệ Thống Quản Lý Trường Học: một nền tảng duy nhất thay thế cả năm công cụ cũ.

flowchart LR
  A[Điểm danh] --> HT[Một hệ thống duy nhất]
  B[Điểm số] --> HT
  C[Thời khóa biểu] --> HT
  D[Excel hồ sơ sinh viên] --> HT
  E[Word chứng chỉ] --> HT

Từ quản lý sinh viên, điểm danh, chấm điểm, thời khóa biểu đến một trình soạn mẫu chứng chỉ kéo-thả xuất PDF tiếng Việt chuẩn dấu chỉ trong vài giây.

Kết quả đo được sau hơn một năm vận hành:

Hạng mục	Trước	Sau
Số nền tảng phải dùng	5	1
Chi phí thuê bao mỗi năm	hơn 300 triệu đồng	tự sở hữu hệ thống
Soạn chứng chỉ, bảng điểm	hàng giờ	vài giây
Nguồn dữ liệu	trùng lặp giữa các công cụ	một nguồn duy nhất

Thêm một điểm không đo bằng tiền được: nhân viên làm quen với hệ thống mới trong một ngày.

Bạn có đang ở giai đoạn "5 phần mềm rời rạc"?

Nếu một trong ba điều đó nghe quen, đó là điểm nên bắt đầu - không phải bằng công nghệ mới nhất, mà bằng một buổi khảo sát quy trình thực tế để biết chính xác đang thất thoát ở đâu.

Việc này bạn tự làm được ngay hôm nay: viết quy trình đang chạy ra giấy theo từng bước. Phần lớn tổ chức phát hiện hai đến ba bước hoàn toàn thừa - bỏ chúng đi trước, chưa tốn một đồng phần mềm nào.

Bạn đang mất bao nhiêu vì vận hành rời rạc?

SIBA khảo sát vận hành thực tế trước, đo được điểm nghẽn cụ thể, rồi mới đề xuất giải pháp - đúng cách chúng tôi đã làm cho hệ thống này. Đặt lịch một buổi khảo sát miễn phí với chúng tôi.

---

Nguồn: VnExpress, 16/07/2026. Số liệu Hệ Thống Quản Lý Trường Học trích từ hồ sơ dự án SIBA.